Ein erfolgreiches Systemeinführungsprojekt mit einer anschliessenden reibungsloser operativen Systemnutzung setzt eine systematische, zielorientierte Systemevaluation voraus, damit die wesentlichen Ziele hinsichtlich

- technischer

- qualitativer

- terminlicher

- kostenmässiger

- vertraglicher

Art vollständig erreicht werden. Solche anspruchsvollen Vorhaben setzen ein methodisches und praxiserprobtes Vorgehen voraus.

Ein wesentliches Kernelement im Rahmen der Systemevaluation bildet die Erstellung eines Pflichten- resp. Lastenhefts mit der Anforderungsspezifikation, welches die Basis für das Ausschreibungsverfahren bzw. Einladung zur Offertstellung bildet. Neben der Ziel- und Anforderungsbeschreibung geht es auch um die Vorgabe der Angebotsstruktur, damit die eingehenden Offerten effizient, einheitlich und systematisch beurteilt und bewertet werden können.  

Ein weiterer wichtiger Bestandteil ist die Aufstellung des Kriterienkatalogs mit dem Gewichtungsschlüssel für die qualifizierte und transparente Ermittlung der Erfüllungsgrade, welche letztendlich als Entscheidungsgrundlage für die System- und Lieferantenwahl darstellt.

Je nach Beschaffungsvorhaben kann es sinnvoll sein, dass man ein Prototyping bzw. Proof of Concept (PoC) durchführt. So kann man ausgewählte und wesentliche Kernfunktionen und -Prozesse im Rahmen der Evaluation adaptieren, damit man so die zusätzliche und nötige Sicherheit bekommt. Öfters bewährt sich in diesem Zusammenhang ein sogenannter Usability-Check mit den künftigen Endbenutzern, wo man Betroffene zu Beteiligten machen kann und damit bereits in einer frühen Phase die nötige Systemakzeptanz und ein positives Projekt-Motivationsklima erreichen kann.

Am Ende des Evaluationsprozesses kommt die sehr anspruchsvolle Vertragsverhandlung, die unter Berücksichtigung einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit erfolgen soll. Je nach Angebotsform wie Werksvertrag, Fixpreisangebot, Kostendach etc. müssen alle relevanten Aspekte auf ihre Ausgestaltung, Erfüllung und rechtliche Korrektheit beleuchtet und verbindlich geregelt werden. Mit meinem Standard-Vorgehensmodell (xar.eva) stelle ich ein umfassendes, toolgestütztes Instrument zur Verfügung, um eine lückenlose, dokumentierte und nachvollziehbare Evaluation erfolgreich bewerkstelligen zu können.

In meiner beruflichen Tätigkeit habe ich beide Rollen wahrgenommen, also einerseits jene des System-/Projektausschreibenden und andererseits jene des Angebotserstellers sowie Systemlieferanten. Durch diesen Sachverhalt habe ich eine umfassende Kompetenz in allen wichtigen Angelegenheiten rund um die Systemevaluation. Gerne berate und unterstütze ich Sie in diesen mittelintensiven Vorhaben, die in einem Unternehmen bekanntlich eher sporadisch vorkommen und deshalb eine zusätzliche Herausforderung mit möglichen Erschwernissen bilden.